Ewidencje i rejestry
W sekretariacie KPP w Oławie prowadzi się następujące ewidencje:
- Dzienniki Korespondencyjne
- formularze „spis spraw”
- dziennik podawczy
- książki doręczeń poczty (do instytucji)
- rejestry poczty dla odpowiednich rodzajów przesyłek (zwykłej, poleconej, resortowej)
- rejestr dzienników, książek ewidencyjnych (itp.) dokumentów jawnych („rejestr matka”)
- rejestr przepisów prawnych: MSWiA, KGP, KWP, KPP
- rejestr wydanych zaświadczeń
- książka inwentarzowa Księgozbioru oraz biblioteka z literaturą
INNE:
- Konstytucja RP
- Dzienniki Urzędowe KGP
- Dzienniki Ustaw RP
- Monitor Polski RP
Czynności kancelaryjne w KPP Oława wykonuje sekretariat – pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy.
ARCHIWUM
W KPP w Oławie znajduje się składnica akt, która ma na celu: przyjmowanie dokumentacji powstałej w toku działania jednostki (ogniw-referatów), gromadzenie, zabezpieczanie dokumentacji i konserwacja dokumentacji, porządkowanie i ewidencjonowanie zasobu archiwalnego, brakowanie dokumentów o czasowym okresie przechowywania, udostępnianie akt ( dokumentacji), przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (innych archiwów).
Podstawą prawną działania jest Zarządzenie nr 28 MSWiA z dnia 22 września 2000r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Resorcie Spraw Wewnętrznych i Administracji.